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医院档案数字化档案服务

来源: 2021年10月09日

  医院档案数字化管理应坚持的原则是 :个性多元 、交流便捷 、简易包容、独特交互 、受众准确 、受众面广 ,满足用户需求 ,发挥医院档案特殊功能。其核心模块包括医院档案管理 、数字化处理、数字化认证 、查询 、检索 、统计 、备份 、系统维护和档案流通等。具体来说 ,做好医院档案数字化管理应做到: 1.推进档案数字化基础建设。

医院档案数字化 建设 和管理 是一项 复杂 的 系统性工 程 。做 好这项 工作 的前提是医院的管理者高度重视 ,注重软硬件基础设施建设。要把数字化档案管理提上重要议事 日程,纳入到医院整体发展规划 中,成立 医院数字化档案管理工作领导小组 ,加强 日常档案数字化宣传工作,在全院上下营造重视档案数字化的浓厚工作氛围。加大医院数字化档案的软硬件建 设 ,一方 面 ,加 大硬 件建设 投入力 度 ,为医 院档案数字化管理提供必备的设备 ,如数码摄像机 、复印机 、扫描仪、计算机等等,建立专门的办公场所。另一方面 ,要为数字化档案管理配备先进的档案管理软件 、语言处理软件以及操作软件。必要时可以与第三方合作 ,结合医院 自身实际开发出符合 自身发展需要的专门的档案管理软件。如添购条形码识别软件、缩微技术,应用 ACDSEE.9或 10软件等。最后 ,要健全医院数字化管理制度 ,通过科学、严密的制度保障医院数字化档案工作的顺利开展。例如,要严格遵 照 2017年 3月 1日实施 的新的 《电子文件归 档与电子档案管理规范》(GB/T18894—2016),进一步完善 《医院信息系统电子档案管理制度》。

 2.加 强档 案数 字化过程控制 。

医院档 案数字化管理包括了确定档案收集范围、前端控制、质量管理和安全 防范 等 四个 过程 。确 定鉴定 范 围。并非所 有 的室藏 纸质档案都需要进行数字化处理 ,应从医院档案的价值性 、破损性、开放性程度以及抢救性原则等综合考虑 ,确定医院数字化档案范围。前端控制。档案管理人员要深入各业务科 室一线 ,积极 主动地介 入 到文件 、档案 的形成 时期进行 管 理 ,追踪 文件 的制成 、印发 和后期 的归档 ,直 至档 案的数字化形成 ,从归档文件的前、中、后所有时期的进行质量把控 ,保证数字化档案的真实性、完整性和与实体档案 的关 联性 。质 量管 理 ,是 指做好 数字 化档案 流程 的质量 2017.2 兰 台内外 I数 字档 案 l 管理 ,重点是在纸质档案数字化加工过程中要严格遵循档案号和页号流程 ,避免遗漏,保证图像文件的清晰度,以及文件存储格式 (如图片常用的是3PG\TIFF格式 ,文本文件通常采用 RTF、XML、TXT格式 ,音像文件常采用 MPEG、 AvI格式 ,声音文件WA'/、MP3格式等)规范。安全防范 ,是指做好医院档案数字化管理中的档案安全工作 ,主要是做好磁盘 、光盘、磁带等数字档案载体的安全性。对数字档案载体要定期进行检测和拷贝 ,例如磁性载体的数字档案要做到每2年检测一次,光盘4年检测一次,光盘上的数字档 案每 10年 转 录一次 等 ,防止数 字 载体受 到温 度 、环境 、磁性 以及黑客侵入影响,通过数据备份、设置访问权限等办法确保档案数字化的信息存储、传输、维护、利用等各个环节 的安全 。

 3.培 育数 字化档案 管理 专业人 才。

档 案工作人员的业务素质是医院档案数字化建设和管理能否取得预期实效的关键因素之一。首先 ,医院档案管理者要有数字化 、信息化、网络化建档 、管档的思维和意识,要把档案数字化与医疗 、科研放在同等重要的位置 ,把电子文档归档工作纳入医院的立卷归档制度,列入 医院信息管理工作总体规 划 中,严格检 查 和考核 。其次 ,要对 现有档 案从业人员进行数字化、信息化培训 ,重点是加强对各种数字设备、软件的使用培训 ,提升他们现代信息技术应用水平和能力。既要注重培训的广度 ,对医院的临床业务科室、行政管理岗位以及具体承办人员进行培训 ,又要注重培训的深度 ,重点是加强档案管理人员 ,尤其是数据录入人员 、信息管理人员以及计算机技术人员的档案数字化专业知识的培训。最后 ,注重复合型人才的引进。随着医院规模越来越大 ,档案数字化人才不足制约了档案数字化工作的开展 ,除 了加 强对 现有档 案从业 人员 的管理 、培训 外 ,还要积极引入具有熟练掌握数字化技术 、信息存储技术、网络通讯技术 、多媒体技术和档案专业技术应用的复合型人才 ,为医院档案数字化建设和发展提供源源不断的智力支持和人才保障。

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